इव्हेंट मॅनेजमेंट म्हणजे सण, कॉन्फरन्स, समारंभ, विवाहसोहळे, औपचारिक पक्ष, मैफिली किंवा अधिवेशने यासारख्या छोट्या आणि/किंवा मोठ्या प्रमाणात वैयक्तिक किंवा कॉर्पोरेट कार्यक्रमांच्या निर्मिती आणि विकासासाठी प्रकल्प व्यवस्थापनाचा वापर. यामध्ये ब्रँडचा अभ्यास करणे, त्याचे लक्ष्यित प्रेक्षक ओळखणे, इव्हेंटची संकल्पना तयार करणे आणि इव्हेंट प्रत्यक्षात लाँच करण्यापूर्वी तांत्रिक बाबींमध्ये समन्वय साधणे यांचा समावेश होतो.
इव्हेंट इंडस्ट्रीमध्ये आता ऑलिम्पिकपासून ते बिझनेस ब्रेकफास्ट मीटिंगपर्यंत सर्व आकारांच्या इव्हेंटचा समावेश आहे. अनेक उद्योग, सेलिब्रिटी, धर्मादाय संस्था आणि स्वारस्य गट त्यांच्या लेबलचे मार्केटिंग करण्यासाठी, व्यावसायिक संबंध निर्माण करण्यासाठी, पैसे उभारण्यासाठी किंवा यश साजरे करण्यासाठी कार्यक्रम आयोजित करता.
- कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय म्हणजे काय?
- इव्हेंट्सच्या प्रकार
- मुख्य सेवा
- इव्हेंट प्लॅनिंग:
- इव्हेंट प्लॅनिंगची प्रक्रिया:
- योजना तयार करणे
- रिसर्च आणि निवड
- आयोजन आणि व्यवस्थापन
- इव्हेंटची अंमलबजावणी
- पोस्ट-इव्हेंट फॉलो-अप
- आवश्यक कौशल्ये
- इव्हेंट प्लॅनिंगच्या आव्हानांचे निराकरण
- मुख्य कौशल्ये आणि गुण
- व्यवसाय संरचना
- उद्योगातील ट्रेंड्स
- आर्थिक पैलू
- कायदेशीर आणि नैतिक बाबी
- मार्केटिंग आणि क्लायंट मिळवणे
- साधने आणि तंत्रज्ञान
- आव्हाने
- भारतातील टॉप इव्हेंट मॅनेजमेंट स्टार्टअप्स
कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय म्हणजे काय?
कार्यक्रम नियोजन ही कल्पना, नियोजन, समन्वय आणि ऑपरेशनची कला आणि विज्ञान आहे. जेव्हा एखादा मोठा कार्यक्रम सुरळीतपणे चालवायचा असतो मग तो ट्रेड शो असो, ना-नफा उत्सव असो किंवा मोठा वर्धापन दिन असो लोक इव्हेंट नियोजन सेवा किंवा समन्वयकांची नोंदणी करतील. इव्हेंट प्लॅनर हे प्रमुख सेवा प्रदाते आहेत जे सुनिश्चित करतात की इव्हेंटचे उत्पादन आणि अंमलबजावणी कोणत्याही अडथळ्याशिवाय होते, बहुतेकदा यासारख्या उद्देशांसाठी वापरले जाते.
- कार्यक्रमापूर्वी ठिकाणे आणि विक्रेत्यांचे संशोधन करणे.
- कार्यक्रमासाठी योग्य साइट निवडत आहे.
- प्रकल्प व्यवस्थापनासाठी इव्हेंट डिझाइन आणि टीम-बिल्डिंग.
- बजेट तयार करणे आणि आवश्यक असल्यास निधी उभारणे.
- कार्यक्रमासाठी सजावट, मनोरंजन आणि भोजन यांचे समन्वय साधणे.
- उपस्थितांना आमंत्रणे पाठवत आहे.
- कार्यक्रमात आणि तेथून उपस्थितांसाठी वाहतुकीचे समन्वय साधणे.
- बसण्याची व्यवस्था आणि जागा सेटिंग्जसह निवास व्यवस्था.
- केटरर्स किंवा मनोरंजन करणाऱ्यांसह ऑनसाइट इव्हेंट कर्मचाऱ्यांसाठी कार्ये समन्वयित करणे.
- इव्हेंट-नियोजन प्रक्रियेत उद्भवणारे कोणतेही प्रश्न किंवा समस्यांसाठी कॉलवर असणे.
- इव्हेंट साइटवरील क्रियाकलापांचे पर्यवेक्षण.
इव्हेंट्सच्या प्रकार
- कॉर्पोरेट इव्हेंट्स: कॉर्पोरेट इव्हेंट्स हा कंपन्यांसाठी कर्मचारी किंवा ग्राहकांशी गुंतण्याचा एक प्रभावी मार्ग आहे. त्यांचे विविध उद्देश असू शकतात, महत्त्वाचे बदल जाहीर करण्यापासून ते नेटवर्किंगच्या संधी निर्माण करण्यापर्यंत. एखाद्या संस्थेच्या व्यवस्थापन, विपणन किंवा मानव संसाधन विभागांमध्ये तुमची भूमिका असल्यास, कॉर्पोरेट इव्हेंट्सबद्दल शिकणे तुमच्या करिअरला मदत करू शकते. उदा.कॉन्फरन्सेस, सेमिनार्स, उत्पादन लॉंचेस, ट्रेड शो, टीम-बिल्डिंग अ‍ॅक्टिव्हिटीज.
- सोशल इव्हेंट्स: सामाजिक कार्यक्रम हा एक मेळावा किंवा प्रसंग आहे जिथे लोक समाजीकरण, परस्परसंवाद, उत्सव किंवा सामायिक क्रियाकलापांमध्ये गुंतण्याच्या उद्देशाने एकत्र येतात. हे इव्हेंट सामान्यत: व्यक्ती किंवा गटांना एकमेकांशी कनेक्ट होण्यासाठी, संवाद साधण्याची आणि आनंद घेण्यासाठी संधी प्रदान करण्यासाठी आयोजित केले जातात. उदा. लग्नं, जन्मदिवस, वाढदिवस, पुनरागमन समारंभ
- एंटरटेनमेंट इव्हेंट्स: मनोरंजन कार्यक्रम किंवा विशेष कार्यक्रम हे मोठ्या प्रमाणात प्रेक्षकांना लक्ष्य करून व्यक्ती किंवा लोकांच्या गटाद्वारे आयोजित केलेले कार्यक्रम असतात. यामध्ये सर्व प्रकारचे सण, मैफिली, शो, रन, सामूहिक कार्यक्रम आणि रोड शो यांचा समावेश होतो. आयोजकांवर फायदेशीर प्रभाव पाडणारे हे इव्हेंट्सचे एक जटिल आहे.उदा. कन्सर्ट्स, थियेटर प्रदर्शनं, चित्रपट महोत्सव.
- चेरिटी इव्हेंट्स: कोणताही कार्यक्रम ज्याचा प्राथमिक उद्देश एखाद्या कारणासाठी, धर्मादाय किंवा ना-नफा साठी निधी निर्माण करणे हा आहे तो धर्मादाय कार्यक्रम मानला जातो. उदा.निधी संकलन, निलामी, जनजागृती मोहिमा.
- स्पोर्ट्स इव्हेंट्स: स्पोर्ट्स इव्हेंट म्हणजे व्यावसायिक, महाविद्यालयीन किंवा ऑलिम्पिक क्रीडा किंवा ऍथलेटिक स्पर्धा, खेळ किंवा इलेक्ट्रॉनिक क्रीडा स्पर्धा, स्पर्धक वैयक्तिक किंवा संघ असले तरीही, स्पर्धा, खेळ, कार्यक्रम किंवा स्पर्धेचे भौगोलिक स्थान विचारात न घेता.
मुख्य सेवा
इव्हेंट प्लॅनिंग:
इव्हेंट प्लॅनिंग म्हणजेच विविध प्रकारच्या इव्हेंट्सच्या योजना तयार करणे, आयोजन करणे आणि अंमलबजावणी करणे. या प्रक्रियेत इव्हेंटच्या उद्दीष्टांपासून ते प्रत्येक तपशीलाचे व्यवस्थापन यांचा समावेश असतो. इव्हेंट प्लॅनिंगच्या विविध पैलूंची माहिती खालीलप्रमाणे:
इव्हेंट प्लॅनिंगची प्रक्रिया:
योजना तयार करणे
- उद्दीष्ट ठरवणे: इव्हेंटचा मुख्य उद्दीष्ट काय आहे, त्याचे स्वरूप आणि अपेक्षित परिणाम काय असतील हे ठरवणे.
- बजेट तयार करणे: इव्हेंटसाठी आवश्यक बजेट तयार करणे, खर्चाचे वर्गीकरण करणे (उदा., व्हेन्यू, खाद्यपदार्थ, सजावट).
- टाइमलाइन तयार करणे: इव्हेंटच्या सर्व स्टेप्ससाठी टाइमलाइन तयार करणे, महत्त्वाचे तारीख आणि डेडलाईन्स निश्चित करणे.
हे पण वाचा गोष्ट मराठमोळ्या ७/१२हाँटेल ची- राहुल सावंत
रिसर्च आणि निवड
- व्हेन्यू निवड: इव्हेंटसाठी योग्य स्थान शोधणे, त्याची उपलब्धता तपासणे, आणि बुक करणे.
- वेंडर शोधणे: कॅटरर्स, डेकोरेटर्स, ऑडिओ-विज्युअल तंत्रज्ञ, फोटोग्राफर्स यांसारख्या वेंडर्ससह संपर्क साधणे आणि त्यांची सेवा बुक करणे.
आयोजन आणि व्यवस्थापन
- सजावट: इव्हेंटच्या थीमनुसार सजावट, फुलांची अर्चना, टेबल सेटअप इत्यादींची व्यवस्था करणे.
- अन्न आणि पेये: मेनू तयार करणे, कॅटरिंग सेवा बुक करणे, आणि खाण्याच्या व पेयाच्या व्यवस्थापनाचे नियोजन करणे.
- ऑडिओ-विज्युअल साधने: माईक, स्पीकर्स, प्रोजेक्टर इत्यादींची व्यवस्था करणे.
इव्हेंटची अंमलबजावणी
- गेस्ट मॅनेजमेंट: निमंत्रण पाठवणे, RSVP व्यवस्थापन, आणि गेस्ट्ससाठी स्वागत व सेवा व्यवस्थापन.
- साइट व्यवस्थापन: इव्हेंट दरम्यान सर्व गोष्टी व्यवस्थित चालू आहेत याची खात्री करणे, अडथळे दूर करणे.
पोस्ट-इव्हेंट फॉलो-अप
- फीडबॅक संकलन: उपस्थितांमधून फीडबॅक गोळा करणे आणि पुढील इव्हेंटसाठी सुधारणा सुचवणे.
- क्लीनअप: इव्हेंटनंतरच्या साफसफाईचे व्यवस्थापन.
आवश्यक कौशल्ये
- संपर्क कौशल्ये: क्लायंट्स, वेंडर्स, आणि गेस्ट्ससोबत प्रभावी संवाद साधणे.
- समस्या सोडविण्याची क्षमता: कोणत्याही तात्काळ समस्यांचे समाधान शोधणे.
- सर्जनशीलता: इव्हेंटच्या थीम्स आणि सजावटीसाठी नवीन कल्पना तयार करणे.
- समय व्यवस्थापन: विविध कार्यांचे वेळेवर पूर्ण करणे.
इव्हेंट प्लॅनिंगच्या आव्हानांचे निराकरण
- बजेट सॉफ्टवेअर आणि साधने: खर्चाचे नियंत्रण ठेवण्यासाठी बजेटिंग सॉफ्टवेअरचा वापर.
- वेंडर संप्रेषण: वेंडर्ससोबतच्या संबंधांचे प्रभावी व्यवस्थापन.
- अप्रत्याशित परिस्थिती: तात्काळ समस्यांचे समाधान करणे आणि योजना बदलणे.
मुख्य कौशल्ये आणि गुण
- संयोजन कौशल्ये: अनेक तपशील आणि डेडलाईन्सची काळजी घेणे.
- संवेदनशीलता: क्लायंट्स, वेंडर्स, आणि गेस्ट्ससोबत प्रभावी संवाद साधणे.
- समस्या सोडविण्याची क्षमता: समस्या उद्भवल्यास त्वरित समाधान शोधणे.
- सर्जनशीलता: अनोख्या आणि लक्षात राहणाऱ्या इव्हेंट्सची योजना बनवणे.
- नेगोशिएशन कौशल्ये: वेंडर्स आणि क्लायंट्ससोबत योग्य अटींवर सहमती साधणे.
- वेळ व्यवस्थापन: अनेक कार्ये समांतरपणे हाताळणे आणि वेळेचे व्यवस्थापन करणे.
व्यवसाय संरचना
- फ्रीलांस इव्हेंट प्लॅनर: स्वतंत्र सल्लागार जे एकेक इव्हेंटसाठी काम करतात.
- इव्हेंट मॅनेजमेंट कंपन्या: टीम्स असलेल्या कंपन्या ज्या विविध प्रकारच्या इव्हेंट्स हाताळतात.
- विशेषज्ञ एजन्सीज: विशिष्ट बाजारपेठांवर लक्ष केंद्रित करणाऱ्या कंपन्या (उदा., कॉर्पोरेट इव्हेंट्स, लग्नं).
उद्योगातील ट्रेंड्स
- टेक्नोलॉजी इंटिग्रेशन: इव्हेंट मॅनेजमेंट सॉफ्टवेअर, वर्चुअल आणि हायब्रिड इव्हेंट्स, मोबाइल अ‍ॅप्स.
- सस्टेनेबिलिटी: पर्यावरणपूरक पद्धती, कचरा कमी करणे, आणि ग्रीन सर्टिफिकेशन्स.
- पर्सनलायझेशन: व्यक्तीगत आवडी आणि अनुभवांनुसार इव्हेंट्स तयार करणे.
- डेटा-ड्रिव्हन निर्णय: चांगल्या प्लॅनिंग आणि गेस्ट एंगेजमेंटसाठी अ‍ॅनालिटिक्सचा वापर.
आर्थिक पैलू
- उत्पन्नाचे स्रोत: सेवा शुल्क, कमिशन्स, वेंडर सेवांवर मार्कअप, आणि स्पॉन्सरशिप.
- प्राईसिंग मॉडेल्स: ठराविक शुल्क, एकूण इव्हेंट बजेटचा टक्का, किंवा तासिक दर.
- खर्च व्यवस्थापन: व्हेन्यू भाडे, वेंडर भरणा, स्टाफिंग, आणि सामग्री संबंधित खर्च.
कायदेशीर आणि नैतिक बाबी
- कॉन्ट्रॅक्ट्स: क्लायंट्स आणि वेंडर्ससोबत करार तयार करणे आणि व्यवस्थापन.
- इन्शुरन्स: संभाव्य समस्या आणि नुकसानांच्या कवचासाठी लायबिलिटी इन्शुरन्स.
- परवाने आणि लायसन्स: इव्हेंटसाठी आवश्यक परवान्यांचे मिळवणे, विशेषतः मोठ्या किंवा सार्वजनिक इव्हेंट्ससाठी.
मार्केटिंग आणि क्लायंट मिळवणे
- नेटवर्किंग: उद्योगातील आणि संभाव्य क्लायंट्ससोबत संबंध निर्माण करणे.
- ऑनलाइन उपस्थिती: वेबसाईट्स, सोशल मीडिया, आणि SEO वापरून क्लायंट्स आकर्षित करणे.
- रिफर्रल्स आणि टेस्टिमोनियल्स: संतुष्ट क्लायंट्सचा वापर करून भविष्यातील व्यवसाय वाढवणे.
- प्रमोशनल मटेरियल्स: इव्हेंटच्या प्रचारासाठी फ्लायर्स, बॅनर्स, सोशल मीडिया पोस्ट्स तयार करणे.
- मीडिया अँड पब्लिसिटी: मीडिया संपर्क, प्रेस रिलीज, आणि इव्हेंटसाठी स्पॉन्सरशिप व्यवस्थापन.
साधने आणि तंत्रज्ञान
- इव्हेंट मॅनेजमेंट सॉफ्टवेअर: प्लॅटफॉर्म्स जसे की Cvent, Eventbrite, आणि Asana.
- डिझाइन टूल्स: प्रमोशनल मटेरियल्ससाठी Adobe Creative Suite.
- कम्युनिकेशन टूल्स: ईमेल मार्केटिंग प्लॅटफॉर्म्स आणि CRM सिस्टीम्स.
- प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट सॉफ्टवेअर्स: Asana, Trello, Microsoft Project इत्यादींचा वापर करून कार्ये व्यवस्थापित करणे.
- डिझाइन टूल्स: Canva, Adobe Creative Suite वापरून प्रमोशनल मटेरियल्स तयार करणे.
- ऑनलाइन रेजिस्ट्रेशन: Eventbrite, Cvent इत्यादींना वापरून गेस्ट्सची नोंदणी करणे.
आव्हाने
- बजेट मर्यादा: क्लायंटच्या अपेक्षांचा आणि आर्थिक मर्यादांचा संतुलन.
- अप्रत्याशित समस्या: अंतिम क्षणी बदल किंवा आपत्कालीन परिस्थितींचा सामना.
- क्लायंटची अपेक्षा: विविध क्लायंटच्या मागण्या पूर्ण करणे आणि त्याहून अधिक देणे.
एक यशस्वी इव्हेंट मॅनेजमेंट व्यवसाय चालवण्यासाठी सर्जनशीलता, संयोजन आणि व्यवसाय कौशल्यांची गरज आहे. तुम्ही एक नवशिक्या इव्हेंट प्लॅनर असाल किंवा विद्यमान व्यवसाय सुधारण्याचा विचार करत असाल, तर या घटकांची माहिती तुम्हाला उद्योगात यशस्वी होण्यासाठी मदत करेल.
भारतातील टॉप इव्हेंट मॅनेजमेंट स्टार्टअप्स
Nunify
हे व्हर्च्युअल इव्हेंट्स, हायब्रीड इव्हेंट्स, वैयक्तिक इव्हेंट्स आणि वेबिनारमध्ये वैयक्तिक आणि दूरस्थ उपस्थितांना व्यवस्थापित करण्यासाठी संपूर्ण इव्हेंट सायकलसाठी एक संकरित इव्हेंट प्लॅटफॉर्म आहे.
VenueMonk
हे तंत्रज्ञान-सक्षम कार्यक्रम नियोजन प्लॅटफॉर्म आहे. सध्या, भारतात, कोणत्याही कार्यक्रमासाठी ठिकाण शोधणे आणि बुक करणे ही एक अतिशयोक्तीपूर्ण प्रक्रिया आहे. ठराविक ठिकाण बुकिंग टाइमलाइन 3 ते 15 दिवस टिकते. हे ऑनलाइन शोधाने सुरू होते आणि त्यानंतर वेगवेगळ्या ठिकाणी कॉल केले जाते, त्यांना तुमच्या गरजा समजावून सांगणे, त्यांना भेट देणे, त्यांच्याशी वाटाघाटी करणे आणि तुमची शॉर्ट-लिस्टेड स्थळ बुक करून समाप्त होईल.
Runindia
रनइंडियामध्ये आम्ही आमच्या क्लायंटसाठी जागतिक दर्जाचे, सर्वसमावेशक इव्हेंट्स सोल्यूशन्स प्रदान करून खेळ आणि इव्हेंटसाठी आमची आवड जगतो. पुढील पिढीतील नाविन्यपूर्ण तंत्रज्ञान आणि उपायांद्वारे इव्हेंट मॅनेजमेंटला पुढील स्तरावर आणणे.
Hubilo
हुबिलो हे व्हर्च्युअल + हायब्रिड इव्हेंट प्लॅटफॉर्म आहे जे प्रतिबद्धता आणि इव्हेंट उत्कृष्टतेसाठी तयार केले आहे. Hubilo चे ध्येय आहे प्रतिबद्धता वाढवणे - प्रथम आणि सर्वात महत्त्वाचे - अधिक व्यवसाय परिणाम देणारे. तुमचा सखोल ब्रँडेड अनुभव, आमच्या सक्रिय आणि पूर्ण-वेळ ग्राहक यश टीमसह जोडलेले, हुबिलो प्लॅटफॉर्मवर चालवलेले प्रत्येक कार्यक्रम प्रत्येक वेळी उत्तम प्रकारे कार्यान्वित होईल याची खात्री देते.
NYUC
NYUC ही भारतातील सर्वात वेगाने वाढणाऱ्या तंत्रज्ञान कंपन्यांपैकी एक आहे, ज्याचे कार्यालय दिल्ली आणि बंगलोर येथे आहे. आम्ही कॉर्पोरेट्स आणि इव्हेंट एजन्सींना त्यांचे कार्यक्रम आणि व्यवसाय प्रक्रिया व्यवस्थापित करण्यासाठी व्यासपीठासह सक्षम करतो. परिणाम? पूर्वीपेक्षा चांगली उत्पादकता, उत्तम वेळ व्यवस्थापन आणि चांगली बचत.
तुम्ही प्रभावी इव्हेंट प्लॅनिंग करून यशस्वी इव्हेंट्स आयोजित करू शकता. तयारी, व्यवस्थापन आणि अंमलबजावणीमध्ये काटकसरीपणा आणि सर्जनशीलतेचा संगम आवश्यक आहे.कल्पना विकास, बजेटिंग, टाइमलाइन तयार करणे, आणि जोखमीचे व्यवस्थापन.
हे पण वाचा-
